Мой любимый канбан или простое планирование с помощью карточек

С планированием и тайм-менеджментом я дружу давно, лет …цать. С тех пор, как пришла в воскресенье на свадьбу своего родственника, которая состоялась накануне, в субботу. Проведя некоторое время в недоумении, а где же, собственно, жених, невеста и гости, навозмущавшись от души безответственностью и неорганизованностью людей, приехала домой…и тут мне открылась правда. Рано или поздно что-то подобное случается, наверное, с любой работающей мамой маленького ребенка. С того дня полагаться на собственную память я перестала, обзавелась ежедневником, освоила Гугл Календарь, завела список дел, прошла курс молодого бойца много разных полезных тематических тренингов и прочла все необходимые умные книжки. Дальше пошла практика. 

Какое-то время я искала наиболее подходящий для меня способ держать под контролем списки дел, которые "сначала сделай, ну а потом уже живи" (с).  Мне нужно было иметь возможность отслеживать ход процесса/проекта, рабочего или личного, пошагово. Сделал дело – долой из списка, чтобы не мешало.  Также я хотела цветом маркировать разные проекты или дела. Разноцветность в календаре помогает мне лучше увидеть последовательность дел и оценить весь проект в целом, потому что я визуал. Ну и еще простота использования, конечно, играла роль.


Для домашних дел тогда мне очень подошло планирование в несколько колонок, обязательно расскажу о нем в другой раз. А вот для рабочих проектов обнаружился просто идеальный способ, и имя ему – канбан. Вернее, один из вариантов японской канбан-системы, которую специалисты по тайм-менеджменту и планированию быстренько приспособили к своим нуждам. Сейчас эта чудесная система используется в программировании, в управлении проектами, в сфере HR, маркетинге, на производствах, ну и для организации личных задач, конечно.  Я узнала о ней и начала ее использовать уже после переезда в Финляндию. 

Принцип ведения канбана в управлении списком дел – проще не придумаешь:  отслеживаем этапы. Делим лист ватмана или электронную доску на три столбца. Первый столбец: To do/Нужно сделать. Второй столбец: Doing/Делаю. Третий столбец: Done/Сделано. В первый столбец размещаются стикеры с теми делами, которые вы планируете сделать. Один стикер – одно дело. Когда вы начинаете работаете над чем-то из первого столбца – карточка перемещается во второй, и по завершении отправляется в третий. ВСЕ!

Сначала я вела свой рабочий канбан на бумаге, хотя точнее будет сказать – прямо на стене. Деликатные финские коллеги не возражали, а даже наоборот приходили смотреть и фотографировать плакат-гигант. Правда, я использовала продвинутую версию: мой канбан содержал еще столбец: To do today/Сделать сегодня и столбец для указания конкретных проектов/мероприятий. Создавать отдельную доску на каждый проект было нереальным, поэтому пришлось дробить лист горизонтально так: одна строка – один проект.  Система все же была довольно простой и действенной. Мой монструозно большой канбан выполнял еще одну секретную, очень полезную на тот момент функцию: наглядно демонстрировал  начальству размах русской души, на что я трачу свое рабочее время.

                            
Единственное, случайно найденное в архивах фото. Качество, как и положено архивному фото, 
не обессудьте.

Повторюсь, что для меня, как человека, который лучше всего вопринимает информацию зрительно, использование цвета было очень важным. Поскольку в каждом новом проекте рутинные дела часто повторялись, я использовала не просто стикеры, а стикеры разноцветные – например, если мне нужно было по работе сделать перевод, это записывалось на зеленый стикер; презентацию – на оранжевый, и т.д. Некоторым из моих финских коллег канбан-методика тоже полюбилась, но все, как один, предпочли скромно вести канбаны на личных ПК, без широкой демонстрации своих рабочих достижений. Культурные различия, понятное дело.

Некоторое время назад обнаружилось, что вести контроль над делами стало очень удобно онлайн, в бесплатном приложении Trello. Принцип здесь такой же: доски, столбцы, карточки. Удобство же в том, что можно заводить неограниченное количество досок на неограниченное количество проектов, на каждой доске создавать нужное количество столбцов (и это не всегда только 3!). Каждую доску можно красиво украсить тематической картинкой-заставкой, можно добавлять смайлики, галочки и прочие приятные мелочи.  

Плакат-гигант с разноцветными стикерами отправился в помойку ментальный архив. Теперь я использую Trello для организации и рабочих, и личных проектов и дел. Вот так организовалась, например, доска по встречам «Литературные четверги», которые ведет Татьяна Батанина. Помните, что это за встречи? Читаем заранее выбранную книгу, встречаемся раз в месяц в библиотеке, обсуждаем книгу, отлично проводим время в кругу единомышленников.

Все в порядке!

Недавно проект «Литчетверги» расширился, и с осени этого года встречи будут проходить не только в библиотеке Селло, но и в библиотеке Тёёлё. Поэтому количество столбцов мне пришлось увеличить, хотя можно было бы этого и не делать – чуть дальше расскажу, почему. Но мой Внутренний Перфекционист занудно требовал отдельного столбца.

Итак, на доске я вижу, когда и где будет следующий «Литературный четверг», и какую книгу нужно к нему прочесть. Например, после 7.09 карточка «Авиатор» будет перемещена в столбец «Прошедшие Литчетверги», а ее место займет карточка с темой «Семеро братьев». Я вижу, какие книги уже прочла, и какие литературные встречи уже состоялись. Карточки перетаскиваются легким движением руки – левой клавишей мышки по принципу Drag & Drop (Тащи-и-Бросай).

Вот я тащу карточку с "как бы уже состоявшимся" Литературным четвергом в стобец
"Прошедшие Литчетверги".

Если книга у меня прочитана еще до литературной встречи, тогда я отмечаю ее в отдельном cтолбце. Хотя к соответствующему Литчетвергу стараюсь все равно освежить в памяти. Можно, конечно, добавить сюда еще столбец «Читаю», но в данном случае это уже будет действительно доска перфекциониста.  Хотя тем, кто любит читать несколько книг одновременно, возможно, и имеет смысл. Чтобы не запутаться…

Почему можно было не разделять календарь Литчетвергов на два списка, по библиотекам? Потому что Trello позволяет использовать цветную маркировку. Видите бирюзовые и сиреневые линии на карточках? Бирюзовые линии отмечают "Литчетверги" в библиотеке Селло, сиреневые – в библиотеке Тёёлё.

Цвет –  мой важный помощник!

Trello я начала пользоваться год назад. Как-то вдруг сошлось, что у нескольких человек, к мнению которых я прислушиваюсь, прочла или услышала, что приложение удобное. На такие "знаки" я обычно внимание обращаю, и да, приложение удобное. Гораздо лучше, чем простыня во всю стену. Это очень простой вариант планирования и контроля дел. У Trello есть еще огромный набор дополнительных функций: календарь, где можно обозначить дедлайн; возможность прикреплять нужные файлы прямо к карточкам; по работе – назначение ответственных за какое-то дело, так, что ответственному уже не отвертеться, что, мол, не видел, не слышал, не знал…

Например, вот так!

Секрет во всей этой системе, собственно, один: не забывать добавлять и перемещать нужные карточки в правильные столбцы!!

А вы используете канбан или Trello? Поделитесь, мне очень интересно!

Добавить комментарий